Aasta lõpp läheneb ja sellega seoses planeeritakse paljudes ettevõtetes mitmesuguseid üritusi – olgu selleks jõulupidu, klientide ja partnerite tänuüritus, meeskonnakoolitus või strateegiapäev. Ja vaatamata sellele, et enamus ettevõtjaid on suures plaanis kursis, et vastuvõtukulud, esinduskulud, mõningatel juhtudel isegi koolituskulud võivad, kuid ei pruugi tingimata kaasa tuua maksukohustust, esineb tihtipeale ikkagi segadust, mis on mis ning millal ja kelle eest tuleb tulumaks või ka sotsiaalmaks deklareerida ja tasuda ning millal mitte. Erandiks siinkohal on tulumaksusoodustuse nimekirja kantud MTÜ-d, kuid neil me selles blogiloos pikemalt ei peatu.
Vastuvõtukulud ja esinduskulud
Ettevõtte vastuvõtukulud ja esinduskulud on küll maksustamise mõttes sarnased (tulumaks 20/80), kuid raamatupidamises tuleks neid kajastada erinevatel kulukontodel. Mille poolest nad siis erinevad?
Vastuvõtukulud
Suures plaanis on vastuvõtukulud seotud otseselt külaliste, näiteks klientide või koostööpartnerite võõrustamisega (nt ärilõunad, õhtusöögid partneritega, klientide vastuvõtud). Niisiis, on külalised need, kelle vastuvõtmine on seotud ettevõtlusega, kuid kellel puudub (töö)lepinguline suhe sinu ettevõttega. Lisaks, kui korraldad üritust, siis sellel peab igal juhul olema mingisugune põhjendatav äriline eesmärk. Vastuvõtukuludena saab laias laastus käsitleda:
- äripartnerite toitlustamine restoranis
- klientide vastuvõtt ettevõtte ruumides, sh kohv ja suupisted
- külaliste transport ja majutus
- kultuuriline teenindamine – nt esinejad, teatri-, kino-, peopiletid;
- kingitused (v.a reklaamkingitused)
- ruumide rent
- vastuvõtu turvateenus.
Esinduskulud
Esinduskulud on seotud äritegevuse edendamise ja mainekujundusega ning hõlmavad muu hulgas üritusi, mille eesmärgiks on ettevõtte või toote tutvustamine, näiteks messidel ja konverentsidel osalemine. Esinduskulud võivad hõlmata ka tooteesitlusi või demoüritusi võimalikele klientidele. Ehk siis tegemist on kuludega, mis on otseselt seotud ettevõtte äritegevuse edendamise ja klientide leidmisega. Esinduskulud on suures plaanis seega:
- ärikingitused (kalendrid, ettevõtte logoga tooted – NB! Alla 10 eur)
- reklaamürituste korraldamine, messikülastused
- esitlusmaterjalid
- sponsorlusega seotud kulud
Seejuures on vastuvõtukulude puhul eriti oluline lisaks kuluarvetele dokumenteerida, kes osalesid (vähemasti külastav ettevõte ja osalejate arv), mis oli sündmuse eesmärk ning milliseid kulutusi tehti. Näiteks lõuna toimus selle ja selle ettevõtte esindajaga või peol oli selline kava ja osalesid need ja need. Esinduskulude puhul tuleb niisamuti säilitada arved ja näidata seos ettevõtte tegevusega.
Peamine komistuskivi on see, et sageli aetakse vastuvõtukulud ja esinduskulud segamini ega peeta eraldi arvestust. Näiteks kui korraldad klientidele aastalõpuürituse, siis seal pakutav toit ja jook on vastuvõtukulu, kuid külalistele antavad firmakingitused on esinduskulu. Kingituste juures kehtivad veel oma reeglid, mille maksustamisest andsime põgusa ülevaate blogis “Kingituste maksustamine: mida tasub teada töötajatele või klientidele kinke tehes”.
Koolituskulud
Koolituskulud on ettevõtte jaoks oluline investeering, mis on seotud töötajate oskuste ja teadmiste arendamisega ning aitab kaasa ettevõtte konkurentsivõime suurendamisele. Koolituskulud on maksuvabad, kui need on otseselt seotud tööalase arengu ja kutsealaste oskuste omandamisega. Näiteks on maksuvabad kõik kulud, mis on seotud konkreetse tööga seotud kursustega, tööalase kvalifikatsiooni tõstmisega ja erialase hariduse omandamisega. Kui soovid aga oma töötajatele korraldada lõbusa sushi-koolituse ja sinu ettevõttel ei ole mingit pistmist toitlustusvaldkonnaga (ehk et sushi tegemise oskus ei ole kuidagi tööga seotud), on tegemist töötajatele pakutava hüvega, mis liigitub erisoodustuse alla. Selle kohta saad täpsemalt lugeda allpool.
Kas vastuvõtukuludel on ka mingisugune piir?
Aga loomulikult. See tähendab, et tuleb siiski läbi mõelda, millal, millele ja kellele kulutad. Kui planeeritavad kulud liigituvad korrektselt just vastuvõtukulude alla, on piirmääraks 32 eurot kuus (ettevõtte kohta, olenemata töötajate arvust), millele lisandub veel 2% deklareeritud brutopalkadest.
Seejuures on tegemist kalendriaasta vältel kumuleeruva summaga ehk juhul, kui otsustad korraldada oma klientidele tänuürituse detsembris, saad kasutada terve aasta peale ettenähtud määra. Teisalt aga, kui otsustad hoopis juba aasta alguses terve aasta peale ettenähtud määra ära kasutada, tuleb sul esialgu selleks ajaks “kogunenud” määrast üleminevalt summalt siiski ka tulumaks tasuda, kuid selle saad igakuise tagasiarvestuse alusel tagasi. Kuidas see täpselt käib, uuri oma raamatupidajalt.
Olgu siis jaanuaris või detsembris, lõpuks on see siiski sinu otsustada, millise eelarve vastuvõtukuludele planeerid ning milliseid üritusi ja millal korraldad. Lihtsalt ole valmis, et kui ületad piirmäära ehk 32 eurot x 12 kuud + 2% palgafondist aasta kohta, siis rakenduvad maksud.
Nüüd aga pane tähele. Sageli võtavad kirjeldatud üritustest osa ka oma töötajad. See tähendab aga, et kui oma töötaja viibib üritusel külalisena, rakendub erisoodustus*. Seega tema osalemisega kaasnevatelt kuludelt tuleb tasuda makse lisaks 66.25% (tulumaksu ja sotsiaalmaksu) võrra.
* Erisoodustused on lisaks palgale saadavad rahaliselt mõõdetavad hüved, mida ettevõte pakub oma töötajatele. Siin on lihtne loogika – kui asi või hüve on tööks vajalik, siis see pole tulu- ja sotsiaalmaksuga maksustatav ning puudub “lagi”, ehk et võid osta just nii kalli arvuti või töölaua, kui mõistlikuks pead. Kui tööandjalt saadud asi või hüve aga pole otseselt tööks vajalik või seotud tööalase arendamisega, näiteks meelelahutuslik jõulupidu või jõulukingitused, siis on see erisoodustus. Siin on siiski veel üks “aga” – kui sinu ettevõtte töötajad täidavad üritusel tööülesandeid, kasvõi üksnes ürituse korraldusega seotuid, on tegemist töötamisega ja see on hoopis teine teema mitte erisoodustus.
Toome siinkohal ka välja, kes liigituvad vastuvõtukulude kontekstis “töötajaks” ehk mitte külaliseks ja kellele rakendub erisoodustus:
- juhatuse ja nõukogu liikmed;
- ettevõtte töötajad,
- käsunduslepingu või töövõtulepingu alusel vastavas ettevõttes töötavad inimesed;
- nende abikaasad või elukaaslased, vanemad, lapsed, õed-vennad;
- lisaks sama loetelu isikutest, kui tööandjaks on samasse gruppi kuuluv teine Eesti ettevõte; sama grupi Läti ettevõtte töötajad aga ON külalised.
Kokkuvõtteks
Niisiis, erinevate kulude täpne määratlemine ja korrektne dokumenteerimine aitab sul vältida asjatuid maksukohustusi ja ootamatuid kulusid. Näiteks vastuvõtu- ja esinduskulude puhul tuleb tihti ette, et ürituste ja kohtumiste dokumentatsioon on puudulik, mis tähendab, et pole alust maksusoodustusteks ning pead deklareerima ja tasuma kõik maksud. Seega jälgi, et iga kulu kohta on olemas selge ja arusaadav dokument, mis põhjendab, kuidas kulutus ettevõtte tegevusega seotud oli ning planeeri neid kulusid aasta lõikes ette, et soodustustest maksimaalne kasu saada ning oma äritegevus seadustega kooskõlas hoida.
Kui sul tekib vastuvõtu- või esinduskulude kohta küsimusi või soovid maksustamise kohta rohkem teada, võta meiega ühendust ja saame arutada koostöövõimalusi.
Värsked kommentaarid