Kui oled ettevõtja, siis ilmselt nõustud, et sinu raamatupidaja võib finantsküsimustes olla aeg-ajalt nagu mõne seiklusfilmi üleloomulike võimetega kangelane. Tema on ju see, kes hoiab sinu ettevõtte rahaasjad kõikvõimalike nõuetega vastavuses nii, et sina saad öösiti rahulikult magada ja ei pea muretsema ületatud tähtaegade, rumalate vigade või teadmatusest saadud trahvide pärast. Kui miski on läinud nihu, siis leiab just tema alati viisi, et numbrid korrektselt joonele saaks. Kuid, kas sa oled kunagi mõelnud, mida tänuväärset saaksid sina teha, et oma raamatupidajat säästa ja tema tööd pisutki lihtsamaks muuta? Panime oma kogemuse põhjal kokku 8 soovitust, mida järgides oma raamatupidaja silmis kindlasti pluss-punkte teenida võid.
1. Ära hakka ise pusima
Raha kokkuhoid võib kõlada ahvatlevalt, aga tõtt-öelda on raamatupidamine küll selline asi, mille võiksid südamerahus jätta professionaalidele. Kui sul just pole endal eelnevat finantsjuhtimise kogemust… Raamatupidaja töö on hoida silm peal maksusüsteemi muudatustel ja teha kindlaks, et sinu ettevõtte rahaasjad on joone peal ja vastavuses õigusruumiga. Sageli üritame kõik ise ära teha mõtlemata, et hilisem kontrollimine ja korrigeerimine on suure tõenäosusega märksa kulukam, kui olnuks algusest peale professionaalse teenuse sisseostmine. Seda eriti juhul, kui sinu ettevõte on kasvav ja raamatupidamisega tegelemine pole (ilmselgelt) prioriteet.
Kui muretsed, et raamatupidamisteenus on kulukas, siis löö kokku selleks igakuiselt kuluv aeg ja mõtle, kui palju saaksid selle asemel hoopis tulu teenida. Paralleelselt katseta aga meie koostöö maksumuse kalkulaatorit ning saadki otsustada, kuidas on kasulikum.
2. Käi ajaga kaasas
Pilvepõhiste raamatupidamistarkvarade kasutamine pole üksnes trendikas, vaid tõeline mängumuutja! Aeg on raha ja kui õnnestub kokku hoida aega, siis järelikult ka raha. Kui sinu ettevõtte raamatupidamine toimub paberivabalt ehk online, kulgevad kõik protsessid märksa kiiremini, pluss nii sinul kui sinu raamatupidajal on igal ajal ja igal pool võimalik vajalikele andmetele ligi pääseda. Meil on muuhulgas kasutuses näiteks Merit Tarkvara, CostPocket, hea abimees on ka Uku. Väheneb käsitsitehtavate tööde ja seeläbi ka võimalike vigade hulk. Lisaboonusena on online raamatupidamine keskkonnasäästu vaates kahtlemata oluline nüanss ka üha kasvavale hulgale sinu klientidest.
3. Hoia dokumendid korras ja organiseerituna – su raamatupidaja on tänulik
Jah, oli aeg, mil piisas ehk tõesti sellest, et koguti kõik tšekid ja arved kingakarpi ning viidi kord kuus või isegi aastas raamatupidajale. Õnneks see aeg on möödas!
Meie soovitus on igal juhul leida viis, kuidas raamatupidamisega seotud dokumente digitaalselt säilitada. Tänapäeval on nii palju tasuta rakendusi ja äppe, mis võimaldavad paberarveid ja kviitungeid üles pildistada ning pdf-formaati salvestada. Mõni raamatupidaja võimaldab sulle koostöö korras ligipääsu ka tasulistele rakendustele, et saaksid veelgi mugavamalt ostu-ja müügiarveid edastada.
Kui kõik sinu raamatupidamisdokumendid on digitaalsed, saad hõlpsalt kasvõi Google Drive-i tekitada folderid, mis on kategooriate ja perioodide lõikes süstematiseeritud. Seejuures väldi kulude puhul palun kategooriat “Varia”, vaid proovi olla ikka nii spetsiifiline kui võimalik, näiteks “kontoritarbed”, “lähetused”, “programmid ja rakendused” jne.
4. Esita vajalikud dokumendid ja volitused õigeaegselt
Kui soovid oma raamatupidajat säästa ja rõõmustada, tee endast kõik olenev, et vajalikud dokumendid ja andmed oleksid talle kättesaadavad enne tähtaja saabumist. Kaardistage selleks koos kõikvõimalikud tärminid, siis on sul hea ülevaade ja lihtsam näpuga järge ajada. Sama kehtib ka volituste kohta, et raamatupidaja saaks teatud keskkondades sinu eest vajalikud toiminguid teha. Nii väldid kokkuvõttes kiirustamist, tähtaegade ületamist ja sellega kaasnevaid trahve. Sa ju ootad oma raamatupidajalt korrektsust ja usaldusväärsust, aita tal siis seda sulle pakkuda ja ära prokrastineeri.
5. Ole raamatupidaja suhtes täpne, avatud ja aus
See on umbes sama nagu arstide või juristidega. Esita täpsed andmed ja ära varja olulist teavet. Ilustamine või luiskamine maksab suure tõenäosusega sulle hiljem kätte. Usalda oma raamatupidajat ja tema professionaalsust ning küsi pigem nõu, kui miski tundub kahtlase maiguga.
Teavita kindlasti oma raamatupidajat olulistest ettevõttega seotud muutustest või otsustest enne, kui need jõustuvad. Veel parem siis, kui need on alles idee tasandil. Nii püsite samal lainel ja võid olla kindel, et sinu ettevõtte rahaasjad vastavad kõikvõimalikele nõuetele ning on seadusega kooskõlas.
6. Hoia isiklikud ja ärikulud eraldi
See on iseenesest ju nii lihtne ja ilmselge soovitus, kuid väärib siiski välja toomist. Oleme oma töös piisavalt tihti hägustuva piiriga kokku puutunud. Seega – kasuta isiklike ja ärikulude jaoks kindlasti eraldi pangakontosid ja krediitkaarte – ka see kiirendab hiljem vajalike aruannete koostamise ja esitamise protsessi ning hoiab ära ridamisi ebamugavaid küsimusi.
7. Ära oota viimase hetkeni, et (uus) raamatupidaja otsida
Jah, ka see säästab perspektiivis sinu (tulevast) raamatupidajat. Aitame loomulikult iga oma klienti hea meelega, kuid ka meil on lihtsam, kui saame asja kallale asuda pisukese varuga – kellegi teise varasema töö ülekontrollimine on üsna ajamahukas ja kokkuvõttes ka kulukas.
Niisiis, kui oled seni oma raamatupidamist ise teinud, sinu senine raamatupidaja otsustas jääda pensionile või hinda tõsta ja vajad uut usaldusisikut, siis palun ära oota kuni aastaaruande tähtaeg on juba lähenemas või koguni möödas. Kellelegi ei meeldi pinge all töötada ja kiirustades vigu teha. Raamatupidajatel on uute klientide onboardimiseks oma protsessid ning dokumentide kogumine, kontrollimine ja aastaaruande ettevalmistamine võtab aega. Aegsasti tegutsemine aitab seega ära hoida kõikide osapoolte stressi ja kulu trahvide näol.
8. Tee maksed õigeaegselt
Seda on isegi natuke naljakas välja öelda, sest tegemist on niivõrd tavalise, isegi igapäevase asjaga, kuid sa üllatuksid, kui räägiksime sulle, kui sagedane on igasuguste maksete tasumisega hilinemine või üldse unustamine. Niisiis, loo endale süsteem ja rütm, et arved (jah, ka sinu raamatupidaja teenuse eest), maksud ja palgad tasutud ning deklaratsioonid esitatud saaksid või palu appi oma raamatupidaja, et võiksid ise keskenduda tegevustele, mis sulle raha sisse toovad.
Kokkuvõte
Kui otsustad oma raamatupidajat hoida ja tema tööd pisutki lihtsamaks muuta, ei tähenda see üksnes seda, et oled hea inimene (kuigi see on boonus), vaid ka seda, et sinu ettevõtte raamatupidamine on täpne ja seadusega kooskõlas. Eelpool loetletud soovituste järgimine tõhustab kindlasti nii sinu ettevõtte finantsidega seotud protsesse kui loob ka veelgi sujuvama ja usalduslikuma koostöö sinu raamatupidajaga.
Kui tunned huvi meie koostöövõimaluste vastu, uuri lähemalt meie teenuste kohta, katseta raamatupidamisteenuse hinna kalkulaatorit või võta meiega ühendust info@aaroni.ee või +372 5300 0495.
Värsked kommentaarid