Oled oma ettevõtte käivitamisse panustanud lugematul hulgal töötunde, lõputult energiat ja arvestatavas hulgas isiklikku raha ning nüüd jõudnud punkti, kus keskenduksid pigem äri edasisele kasvatamisele ja arendamisele mitte administratiivtegevustele? Mõtled seejuures ka mõneti spetsiifilisemat laadi teenuste, näiteks raamatupidamise sisseostmisele. Kuidas aga leida see kõige sobilikum hea raamatupidaja, keda sisuliselt pimesi usaldada võid, kes on oma ala tõeline asjatundja ning alati hüva nõuga toeks? Oled sa mõelnud, mis võib juhtuda, kui teed vale valiku ning kui palju peavalu ja lisatööd see siis endaga kaasa toob? Ja kuidas see kõik lõpuks sinu eelarvet ja plaane mõjutab?
Selles blogipostituses keskendumegi mõningatele kriitilisematele faktoritele, mida soovitame silmas pidada, kui oled raamatupidajat otsimas või vahetamas.
1. Selgita välja raamatupidaja pädevus ja kvalifikatsioon
Ükskõik, millises valdkonnas sina tegutsed, igal juhul on kasulik, kui ka raamatupidaja või vähemasti keegi samas raamatupidamisettevõttes on sellega varasemalt kokku puutunud või omab kogemust sarnasel tegevusalal. Küsi, milliste valdkondade klientidega on varasemalt koostööd tehtud, kas on omandanud teadmisi või läbitud koolitusi mõnel sulle olulisel teemal. Näiteks, kui pead e-poodi ja müüd läbi Amazoni või Shopify, siis uuri kindlasti, kas ja mil määral on raamatupidaja üldse varasemalt neis platvormides müügi kajastamisega kokku puutunud.
2. Uuri, kas ja milliseid tarkvaralahendusi ja programme ta oma töös kasutab
Lühidalt – kas ta kasutab kaasaegseid tehnoloogiaid ja töötab automatiseeritult või eelistab nn vanakooli meetodeid ning teeb palju käsitsi ja paberil. Igasugused programmid ja süsteemsus muide, aitavad kõvasti aega säästa, mis ühtpidi lihtsustab teie mõlema elu, teisalt aga tuleb kokkuvõttes ka soodsam. Ka sinu jaoks on ju oluline, et igasugu asjaajamist oleks võimalikult vähe ning ajakulu vajalike dokumentide edastamiseks minimaalne. Aaroni büroos on au sees näiteks Costpocketi äpp ostuarvete ja tšekkide pildistamiseks ja mugavalt raamatupidajale edastamiseks ning mõistagi ka Merit Aktiva kiireks arvete koostamiseks ja saatmiseks. Kaasaegsete lahenduste kasutamine ongi üks hea raamatupidaja iseloomustajaid.
3. Täpsusta, milliseid suhtluskanaleid raamatupidaja kasutab ja kas ta on valmis sind mistahes ajahetkel nõustama
Üks hea raamatupidaja võiks olla kättesaadav ja valmis peaaegu igal (mõistlikul) ajal vastama sinu küsimustele. Ettevõtjal võib sageli tekkida ka raamatupidamisega seotud väljakutseid, mis tuleks õigeaegselt ja õigesti lahendada, et hilisemaid probleeme ja isegi trahve vältida. Oluline on seega, et teie suhtlus sujub, raamatupidaja on valmis lisaks konkreetsetele toimingutele sind ka nõustama ning teil on küsimuste esitamise ja vastamise osas kokkulepe. Hea ja levinud tava on näiteks vastamine 1-2 tööpäeva vältel ning valmisolek lisaks e-kirjadele ja telefonikõnedele kohtuda ka videosilla vahendusel.
4. Kas teenuse hind on sulle arusaadav ja vastuvõetav?
Pane tähele – siinkohal ei ole kõige soodsam tingimata kõige parem. Säilita kriitiline meel ja küsi endalt või kui söandad, siis ka raamatupidajalt, miks on tema teenuse hind teistest madalam – võib-olla seetõttu, et tegemist on alles algajaga või on tal muudel põhjustel keeruline kliente leida. Eks lõplik otsus jääb sinu langetada, kuid meie soovitus on küsida võrdluseks mõned pakkumised ja rihtida kuhugi “keskele”.
Tea ka seda, et raamatupidamisteenust saab hinnastada mitmel moel, nii fikseeritult kui tehtud töö baasil. Tehtud töö puhul tekib samuti erinevus, kas arvestus toimub tundide või ridade põhjal. Tuleme hetkeks tagasi tehnoloogiate juurde – mõtle, kui palju kulukamaks võib osutuda käsitsi tehtav töö… Uuri lisaks veel, millise kuluga peaksid arvestama, kui tekib tavapärase tööga võrreldes kõrvalekaldeid, kuid igal juhul küsi nii palju kui tarvis, et aru saada, kuidas teenuse hind sinu jaoks kujuneb. Läbipaistvus ja ausus on siinkohal võti ja seegi on hea raamatupidaja märk!
Hea võimalus selgema pildi saamiseks on proovida Aaroni koostöö hinna kalkulaatorit – saad siin läbi mängida erinevaid stsenaariume ja aimu, millise kulu võiksid teenust sisse ostes laias laastus eelarvesse planeerida. Ja siis võrdle seda ajaga, mis sul kuluks endal selle töö tegemiseks ning löö kokku saamata jääv tulu, sest pusisid ise maksudeklaratsioonide ja bilansi tasakaalu ajamise kallal selle asemel, et kliente leida ja müüki teha.
5. Raamatupidamisettevõtte tegutsemiseaeg ja maine
Selge see, et mida kauem on raamatupidajad tegutsenud, seda rohkem on neil teadmisi ja erinevatest valdkondadest saadud kogemusi. See tähendab ka, et on üsna kindel, et teenus on kvaliteetne, usaldusväärne ja jätkusuutlik – kuidas muidu selgitada pikka tegutsemisaega, kui kliente ei oleks. Vaata, kas leiad teiste klientide tagasisidet või kui neid avalikult pole välja toodud, küsi, kas need on siiski kuidagi dokumenteeritud ja võiksid neid näha. Pikaaegne kogemus, positiivne maine ja soovitused on kindel märk usaldusväärsusest – tegemist on hea raamatupidajaga. Ühtlasi saad neist välja lugeda ka raamatupidaja “käekirja” ja meetodeid.
Kokkuvõtteks
Niisiis, kui oled otsustanud, et soovid teenust sisse osta ja leida hea raamatupidaja, siis varu pisut aega, et leida vastused eelpool kirjeldatud küsimustele, sest hea raamatupidaja asjatundlik tegutsemine ja hüva nõu aitavad sul kahtlemata olulisel määral nii aega, närve kui ka raha säästa.
Kui tunned huvi meie koostöövõimaluste vastu, uuri lähemalt meie teenuste kohta, katseta raamatupidamisteenuse hinna kalkulaatorit või võta meiega ühendust info@aaroni.ee või +372 5300 0495.
Värsked kommentaarid