Aasta viimasesse kvartalisse jõudes tasub igal juhil hetkeks peatuda – et hinnata, kas ettevõtte finantsid ja dokumendid on korras ning järgmiseks aastaks valmis. Kuigi sinu raamatupidaja saab siinkohal palju ära teha, sünnib tegelikust olukorrast tõeliselt selge pilt just sinu kui juhi ja raamatupidaja koostöös. Selleks panime kokku praktilise kontrollnimekirja, mis aitab sul aasta lõpu eel olulised finantsteemad üle käia. Nii saad uut aastat uue hooga alustada ja ei pea asjatult vana aasta probleemidele aega kulutama.

 

1. Vaata üle kulud ja maksuefektiivsus

Aasta lõpp on parim aeg oma ettevõtte kulude struktuur kriitiliselt üle hinnata. Küsi endalt:

• Kas kõik kulud on äriliselt põhjendatud ja dokumenteeritud?
• Kas on kulusid, mida on mõistlik veel enne aasta lõppu teha – näiteks vajalikud töövahendid, koolitused või turundusinvesteeringud, mis aitavad tuleval aastal kasvu toetada?
• Kas on tehtud kulutusi, mis on seotud ettevõtte töötajate heaoluga (kingitused, üritused, tervise edendamise kulud) ja on käsitletavad erisoodustusena?

Vihje: maksusoodustused, mis tasub enne aasta lõppu ära kasutada, kuna ei kandu edasi uude aastasse – vastuvõtukulud, töötajate tervise edendamise kulud, annetused tulumaksusoodustusega organisatsioonidele.

NB! Väikeettevõtja, kes sa esitad vastuvõtukuludega seonduvalt TSD-d vaid mõnel korral aastas, ehk mitte igakuiselt – esita igal juhul TSD ka detsembris isegi kui sul sel kuul vastuvõtukulusid ei ole. Miks? Sest kui mõne kuu vastuvõtukulud ületasid maksuvaba määra (ja tekkis erisoodustuse kohustus) ja mõnel kuul ei tekkinud vastuvõtukulusid üldse, tehakse aasta lõpus tagasiarvestus ning võib avaneda võimalus erisoodustusena tasutud tulumaks tagasi saada.

Maksuefektiivne kulude planeerimine ei tähenda kulutamist iga hinnaga – see tähendab arukaid, teadlikke ja õigeaegseid otsuseid, et investeering töötaks sinu ettevõtte kasuks. Raamatupidaja oskab sulle kindlasti seejuures head nõu anda.

 

2. Kontrolli lepinguid ja koostööpartnereid

Kui koostöö on väldanud mitmeid aastaid võivad lepingud aeguda või vajada muudatusi ja ajakohastamist. Aasta viimane kvartal sobib hästi, et:

• üle vaadata kõik teenuse- ja rendilepingud – kas tingimused on endiselt sobivad ja sinu ettevõttele soodsad?
• veenduda, kas kõik partnerid on esitanud arved ja tööd on korrektselt teostatud ja ka vastu võetud;
• hinnata, kas mõni püsikulu (nt tarkvaralitsentsid, halduslepingud) vajab muutmist või tühistamist.

See on ka sobiv hetk küsimaks, kas sinu ettevõtte raamatupidamispartner vastab sinu ootustele ja on piisavalt kaasaegne? Kui info liigub endiselt e-kirjade ja Exceli kaudu, võib olla aeg kaaluda uut partnerit, kes kasutab pilvepõhiseid ja automatiseeritud paberivabasid lahendusi, et hoida kokku nii enda kui sinu aega ja ressursse.

 

3. Tee varude ja põhivara inventuur

Kui su ettevõttel on kaupu, materjale või seadmeid, siis enne aasta lõppu tuleks need mõistagi füüsiliselt üle lugeda ja raamatupidamisega võrrelda. See on küll endastmõistetav tegevus, kuid vajab eraldi ajaplaneerimist.

• Kontrolli, kas kõik põhivarad on olemas ja töökorras.
• Kas mõni vara vajab mahakandmist või amortisatsiooni korrigeerimist?
• Kas varude hind vastab tegelikule turuväärtusele?

Põhjalik ja korrektne inventuur on üks olulisemaid samme, mis aitab vältida hilisemaid probleeme aruandluses ja annab sulle täpsema pildi ettevõtte reaalsest seisust.

 

4. Hinda investeeringute tasuvust ja tulevikuplaanide relevantsust

Loomulikult on hea ja ka mõistlik, kui plaanid on tehtud ikka mitmeks aastaks – järjepidevus ja pikaaegsem visioon on edu alus. Kuid sama mõistlik on vastavalt vajadusele ja muutunud oludele neid plaane ka korrigeerida. Ja jällegi – parim aeg selleks on aasta viimane kvartal. Niisiis, vaata kriitilise pilguga ja eesmärkidest lähtuvalt üle:

• käimasolevad või plaanitud investeeringud;
• finantsnäitajad (kasum, rahavoog, omakapital);
• võimalused tulude kasvatamiseks ja kulude optimeerimiseks.
• investeeringute- ja krüpto platvormide aruanded ning saada need kindlasti aegsasti oma raamatupidajale!

Kui plaanid uusi investeeringuid, on mõistlik need varakult oma raamatupidajaga läbi arutada – nii saad hinnata, millal on tehingu tegemiseks kõige soodsam aeg, näiteks kas tasub investeerida enne või pärast majandusaasta lõppu, või kas on võimalusi, kuidas kulutust muul viisil optimeerida.

 

5. Kontrolli üle omakapitali vastavus seadusele ehk kas see moodustab vähemalt 50% osakapitalist?

Kui ei, siis võib abi olla järgmistest küsimustest:

• Kas osakapital on sisse makstud?
• Kas sinu ettevõte on omanikule laenu andnud?
• Kas sinu ettevõttel on pooleliolevaid projekte?
• Kas sinu ettevõttel on põhivara või kinnisvara?
• Kas mõni sinu ettevõtte kulutus sobitub põhivara alla?
• Kas sinu ettevõttel on müügil kaupa, mida pole veel lattu võetud või on koostamata lao inventuur jooksva aasta kohta?

Kui osutub vajalikuks teha muudatusi oma- või osakapitalis, siis tuleb need kindlasti veel selle aastanumbri sees ära teha. Vastasel juhul kajastuvad need alles järgmise aasta aruandes.

 

6. Tee selgeks, kas sinu ettevõttel on auditi/ülevaatuse kohustus?

Võid seda arutada oma raamatupidajaga või siis kasutada Audiitorkogu kalkulaatorit, et kontrollida, kas sinu ettevõttel on auditi või ülevaatuse kohustus? Mida varem audiitorit otsima asud, seda tõenäolisemalt saad temaga kaubale, et majandusaasta aruanne õigeks ajaks esitatud saaks. Aegsasti tegutsemine on oluline, sest auditeeritavaid ettevõtteid on palju, kuid audiitoreid vähe! Niisiis:

• Selgita välja, kas sinu ettevõttel on auditi või ülevaatuse kohustus.
• Kui sinu ettevõtte majandusnäitajad veel piirmäärasid ei ületa, hinda subjektiivselt, kas see võib majandusaasta lõpu seisuga siiski juhtuda.
• Kui piirmäärad viitavad auditi kohustusele, hakka audiitorit otsima. 

 

7. Hoia silma peal uue aasta seaduste muudatustel

Kindlasti teeb seda ka sinu raamatupidaja, kuid ettevõtjana on see samuti vajalik ja kasulik teadmine. Muudatused, mida kindlasti ka eelarvet koostades arvestama pead on näiteks:

Töötasudega seotud:

• Uue aasta miinimumpalk
• Uue aasta miinimum tunnitasu;
• Tulumaksuvabastus;
• Pensionisüsteemi muudatused;
• Osalise töövõimega soodustuse tingimused ja taotlemine;
• Lastepäevade/haiguspäevade süsteemi muudatused.
• Töölepinguseaduse muudatused.

Maksudega seotud:

• Tulumaks;
• Miinimum tulumaksu vabastuse summa;
• Käibemaks;
• Töötukindlustus;
• Impordi miinimum summad ilma maksudeta;
• Aksiisid;
• Maksusoodustuste tingimuste muutused:
  • Isikliku auto kasutamise hüvitise maksuvabad piirmäärad (kilomeetri maksumus ja kuu maksumus);
  • Lähetuse päevarahade ja ööbimise maksuvabad piirmäärad;
  • Töötajate terviseedendamise kulud;
  • Vastuvõtukulud;
  • jne

8. Koostöö raamatupidajaga – võtmesõna: ennetus

Kõige olulisem: ära jäta dokumentide ja info kogumist viimasele hetkele. Raamatupidaja saab olla tõeline strateegiline partner ainult siis, kui tal on olemas kõik vajalikud andmed ja selgus juhtkonna plaanidest. Koosta koos oma raamatupidajaga näiteks ajakava, mis sisaldab:

• dokumentide esitamise tähtaegu,
• aruandluse kuupäevi,
• eelarve koostamise või uuendamise plaane.

Hea ja süsteemne koostöö tähendab selgeid kokkuleppeid ning rahulikumat aasta lõppu ja stressivaba jaanuari – lisaks ka usaldusväärseid numbreid, mille põhjal saab teha teadlikke otsuseid.

 

Kokkuvõtteks

Valmistumine aasta lõpusirgeks ei ole pelgalt tüütu kohustus, vaid võimalus:

• hoida kokku maksude arvelt (juriidiliselt korrektselt ja õiguspäraselt muidugi mõista),
• korrastada oma finantsid ja ajakohastada lepingud,
• teha ruumi kasvuks ja arenguks.

Kui soovid, et sinu ettevõtte aasta lõpp kulgeks sujuvalt ja süsteemselt, võta oma raamatupidajaga sel teemal kindlasti aegsasti ühendust – koos planeerides saad kindla peale  rohkem kasu kui tagantjärele dokumente taga ajades ja parandades.