E-arve – miks see on möödapääsmatu, kuid kasulik ja kuidas alustada?

Ärimaailma tempo on pidevalt hoogustuv. Tooted ja teenused jõuavad turule üha kiiremini ning ka arveldamine peab tempoga kaasas käima. Mida kiiremini jõuab arve ostjani, seda varem saab müüja oma tasu – lihtne. Ilmne erinevus traditsiooniliste, posti teel saadetavate paberarvete või PDF-arvete – mis tuleb luua, meiliga saata ja käsitsi raamatupidamistarkvarasse sisestada – ja süsteemide vahel mõne klikiga liikuvate e-arvete vahel peaks selgelt esile tooma viimaste eelised. Kuna aga paljud ettevõtjad e-arveldust ikka veel täielikult ei usalda, süveneme teemasse lähemalt.

 

1. Mis on e-arve ja kuidas see toimib?

Vaatamata esmastele kõhklustele, eelistab üha enam ettevõtteid ja organisatsioone nii Eestis kui ka mujal maailmas erinevate osapoolte, s o B2B, B2G ja ka B2C vahel siiski e-arvlemist. Seejuures tuleb õigusaktidest lähtuvalt Eesti avaliku sektori asutustele e-arveid saata juba alates 2019. aastast. B2B suunal võib sinu klient e-arvet nõuda alates 1. juulist 2025 juhul, kui ta on end Äriregistris registreerinud e-arve vastuvõtjana ning kuigi füüsilistele isikutele e-arvete saatmine pole veel kohustuslik, soovib ka järjest enam erakliente näiteks telekommunikatsiooni-, kommunaalteenuste jt igakuiste liitumislepingute eest tasuda otse oma internetipangas just e-arve alusel – sest nii saab kiiremini ja mugavamalt.

Mida tähendab e-arve? E-arve ei ole e-posti teel edastatav PDF-arve nagu sageli arvatakse. Tegemist on hoopis masinloetava ja kindlas XML-formaadis dokumendiga. Eestis koostatud e-arved peavad vastama Euroopa Liidu Nõukogu kehtestatud standardile EN 16931. 

 

2. Mille poolest erinevad e-arve ja PDF-arve?

Erinevus on lihtne. PDF-arve võid sa küll digitaalselt koostada ja ka edastada, kuid see tuleb saajal endiselt käsitsi oma süsteemi sisestada ning nõuetekohaselt ka säilitada. Kõik see võtab aega ja lõpuks veel ka ruumi.

E- ehk elektrooniline arve aga luuakse, edastatakse, kinnitatakse, kirjendatakse ja säilitatakse täielikult elektroonilises keskkonnas. See tähendab, et e-arve liigub sisuliselt  paari kliki järel automaatselt ühest raamatupidamisprogrammist teise ehk müüjalt ostjale – ilma, et keegi peaks vahepeal andmeid ümber trükkima. Seejuures pole tarvidust karta, et arve andmed on mingil loetamatul krüptokujul – endiselt on mõlemal osapoolel võimalik e-arvet ka tuttaval pdf-kujul vaadata. 

 

3. Mille poolest on e-arve parem?

E-arvete eelised on niisiis üsna ilmsed:

• Kiirus ja mugavus: sul tuleb vaid sisestada mõned andmed, teha mõned valikud ja klikid ning arve liigub sekunditega müüja ja ostja raamatupidamistarkvarade vahel.
• Vähem vigu: käsitsi ümber trükkimisega kaasnevad eksimused kaovad.
• Suurem turvalisus: e-arveid saadavad ja võtavad vastu sisselogitud kasutajad, andmed liiguvad süsteemide vahel krüpteeritult ning igast sammust jääb maha logi, mille abil saavad saatjad muu hulgas kontrollida, kas dokument on kohale jõudnud.
• Ökonoomsus: uuringud näitavad, et ühe e-arve vastuvõtmine võib ettevõttele keskmiselt 5 eurot soodsamaks kujuneda kui paber- või PDF-arve töötlemine, sest lihtsustub, isegi väheneb mitme inimese töö ja kaob vajadus pdf-dokumentide säilitamiseks folderites või koguni paberkaustades (lisaks paberile ja kaustadele ka ruumikulu).
• Keskkonnasõbralikkus: vähem paberit ja vähem e-posti manuseid (serverimaht).
• Usaldusväärsus: arved ei jää kellegi postkasti toppama ega kao rämpsposti hulka.
• Saaja aadressi pole tarvis: kui pdf-arve puhul on vaja teada saaja reaalset posti või e-maili aadressi, siis e-arve puhul piisab teadmisest, kas saaja on registreerinud end e-arvet vastu võtma.

 

4. Kuidas e-arveid koostada ja saata?

Siin ei ole midagi keerulist ja üldjuhul pole tarvis spetsiaalseid programme ega tarkvara. Tehnilises mõttes liiguvad e-arved üle veebi ja operaatorite vahendusel. Eestis pakuvad e-arvete operaatorteenust näiteks Telema, Finbite, Unifiedpost, e-RIKi e-arveldaja, Amphora, Billberry, Isolta, Envoice jt.

Väiksema arvemahuga ettevõtetele on hea lahendus näiteks e-arveldaja, kuid tasuta e-arve saatmise võimalust pakuvad ka mitmed teised operaatorid. 

Kui arveid on rohkem kui kümmekond kuus või soovid e-arveid ka vastu võtta, tasub kaaluda mõne operaatori nutikama ja võimekama lahendusega liitumist. Ja isegi kui valid operaatorteenuse tasulise versiooni, moodustab see kulu – 0.01 eur arve kohta – vaid marginaalse osa traditsiooniliste arvete koostamise, edastamise, vastuvõtmise, sisestamise ja hoiustamise kulust.

E-arve saatmise sammud:

1. Vali sobiv operaator ja loo konto.
2. Liidesta lahendus oma raamatupidamistarkvaraga või kasuta arve edastamist operaatori kaudu.
3. Veendu, et sinu klient on registreerinud end e-arve vastuvõtjaks (kui on, siis on tema andmete juures sellekohane märge).
4. Sisesta kliendi ja arve andmed (sh ostja registrikood).
5. Saada arve süsteemist välja – mõne sekundiga on see partneri tarkvaras.

E-arve vastuvõtmine:

1. Vali operaator, sõlmi leping ja märgi äriregistris, et oled valmis e-arveid vastu võtma (vt kuidas seda teha).
2. Teavita partnereid, et edaspidi ootad e-arveid.
3. Sissetulevad arved liiguvad otse sinu raamatupidamistarkvarasse – käsitsi sisestamine pole enam vajalik. Väiksema mahu ostuarvete puhul võid need ka oma internetipanka “tellida” (kui sul pole ülevaate mõttes tarvidust neid kuidagi eraldi vaadelda, jaotada, grupeerida vms) ning automaatseks tasumiseks ka püsimakse lepingu pangaga sõlmida.

Kui pead saatma e-arveid välismaale, võid uurida, kas sinu e-arve operaator (meil näiteks on Teĺema) on PEPPOLi Access Point, et tõlkida arved Euroopa Liidu ühtsesse standardisse.

 

5. Kuidas toimub e-arvlemine Aaroni kliendina?

Lühidalt kõlab vastus – väga mugavalt! Aaroni klientide jaoks kuulub Eesti sisene e-arvete saatmine ja vastuvõtmine mõistagi teenuse hinna sisse. Võimalik on e-arveid saata ja vastu võtta ka Soomest, kuid sellisel juhul rakendub operaatori kehtestatud arvepõhine lisatasu. Soovides näha arveid pdf formaadis, tuleb meilt vaid küsida. Merit Aktiva tasulise lisakasutajaga on võimalik ka nii, et võid kasvõi iga arvet pdf-vaates ise üle kontrollida – iseasi, kui mõistlik see on – parem kasuta arvetega tegelemisest vabanevat aega ettevõtte kasvatamiseks. 

Teine Aaroni kliendi suur eelis on veel see, et meie raamatupidajad valmistavad ise sinu internetipanka ette sissetulnud arvete maksekorraldused, seega sul pole tarvis teha muud, kui sisse logida ja makse kinnitada. Ka see eelis on meie klientidele tasuta.

 

6. Milline on olnud Eesti teekond e-arveldamise suunas?

Eesti on e-arvete kasutuselevõtus olnud Põhjamaade järel pigem teerajajate seas.

• Alates 1. juulist 2019 peab kogu avalik sektor (ministeeriumid, KOVid, sihtasutused, koolid, haiglad jne) vastu võtma ainult e-arveid.
  
• 01.07.2025 jõustusid raamatupidamise seaduse muudatused (RPS § 71,(7)), mille kohaselt on ostjal nüüd õigus valida arve vorm. See tähendab, et kui ostja on märkinud end Äriregistris e-arve vastuvõtjaks, on tal õigus müüjalt e-arvet nõuda (kui pole teisiti kokku lepitud).
  
• 2027. aastaks on plaan muuta e-arvete kasutamine kohustuslikuks kõigi Eestis tegutsevate käibemaksukohustuslaste vahel. See on hetkel veel valitsuses arutluses.
  
• 2030. aastast saab e-arvetest kogu Euroopa Liidus piiriüleste tehingute kohustuslik standard.

Kokkuvõttes on e-arve suurepärane viis, hoidmaks kokku ettevõtte aega ja raha. Kui soovid oma raamatupidamist kiiremaks, turvalisemaks ja jätkusuutlikumaks muuta, siis on õige aeg e-arved kasutusele võtta juba nüüd, mitte jätta seda viimasele hetkele ajaks, mil see kõikidele ja üle Euroopa niikuinii kohustuslikuks muutub.

Sul on e-arvlemise ja Aaroni võimaluste kohta küsimusi? Võta meiega ühendust ja selgitame meeleldi.